Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego – poradnik

Umowę najmu okazjonalnego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia wydania lokalu. Bez tego zgłoszenia tracisz przywilej przyspieszonej eksmisji, a twoja umowa staje się zwykłym najmem. Poniżej pokazujemy, jak szybko dopełnić tego obowiązku.

Najem okazjonalny – co to za forma i dlaczego wymaga zgłoszenia?

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, stworzony z myślą o ochronie wynajmujących. Mogą z niego korzystać wyłącznie osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Taka umowa musi być zawarta na czas oznaczony – maksymalnie 10 lat – i wymaga formy pisemnej.

Do jej ważności konieczne są dodatkowe dokumenty. Najemca dostarcza oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym dobrowolnie poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu. Ponadto wskazuje inne mieszkanie, do którego mógłby się przeprowadzić w razie eksmisji, oraz oświadczenie właściciela tamtego lokalu o zgodzie na zamieszkanie. To właśnie te załączniki pozwalają wynajmującemu uniknąć długotrwałego procesu sądowego.

Ustawodawca nałożył jednak dodatkowy obowiązek administracyjny, by utrzymać powyższe przywileje. Zgodnie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów, właściciel musi zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego. Jest to termin zawity – jeśli minie, umowa traci status najmu okazjonalnego, choć nadal pozostaje ważna jako zwykła umowa najmu na czas określony.

Różnice między najmem okazjonalnym a tradycyjnym dobrze obrazuje porównanie:

Kto, gdzie i w jakim terminie składa zgłoszenie?

Obowiązek spoczywa na właścicielu lokalu – osobie fizycznej, która podpisała umowę najmu okazjonalnego. Jeśli mieszkanie należy do kilku współwłaścicieli, wystarczy zgłoszenie dokonane przez jednego z nich; w treści pisma warto jednak podać dane wszystkich. Zgłoszenia dokonuje się do właściwego urzędu skarbowego, czyli tego, który odpowiada miejscu zamieszkania wynajmującego, a nie adresowi wynajmowanej nieruchomości. To częsta pomyłka, która może skutkować odrzuceniem dokumentu.

Termin 14 dni liczy się od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od daty podpisania umowy. Nawet jeśli strony zawarły porozumienie wcześniej, decydujący jest moment faktycznego wydania lokalu, udokumentowany np. protokołem zdawczo-odbiorczym. Warto więc od razu zapisać w kalendarzu tę datę, bo po upływie terminu nie ma możliwości jego przywrócenia.

Termin 14 dni na zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego jest nieprzekraczalny – po jego upływie tracisz ochronę przed nieuczciwym lokatorem.

Jak przygotować zgłoszenie i poprawnie je sformułować?

Niezbędne dane i dokumenty

Przed przystąpieniem do wypełniania zgłoszenia dobrze jest zgromadzić komplet informacji. Będziesz potrzebować pełnych danych swojego i najemcy (imię, nazwisko, PESEL lub numer paszportu), adresu wynajmowanego lokalu, daty zawarcia umowy oraz daty rozpoczęcia najmu. Nieobowiązkowym, ale bardzo pomocnym załącznikiem jest skan samej umowy i aktu notarialnego – urzędy często o nie proszą, a dołączenie od razu oszczędza czas i wymianę pism.

Treść pisma – gotowy szablon

Przepisy nie narzucają oficjalnego formularza, więc wystarczy proste pismo ogólne. Powinno ono jednoznacznie wskazywać, że chodzi o zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego na podstawie art. 19b ustawy. Możesz skorzystać z poniższego wzoru, uzupełniając go o konkretne dane:

Działając na podstawie art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego. Adres lokalu: [tu wpisz adres]. Data zawarcia umowy: [data]. Data rozpoczęcia najmu (wydania lokalu): [data]. Czas trwania umowy: od [data] do [data]. Wynajmujący: [imię, nazwisko, PESEL]. Najemca: [imię, nazwisko, PESEL albo numer paszportu]. Oświadczam, że nie prowadzę działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali.

Zgłoszenie przez e-Urząd Skarbowy – instrukcja krok po kroku

W 2026 roku najprostszym i najszybszym kanałem jest e-Urząd Skarbowy. Platforma ta umożliwia złożenie pisma online i natychmiastowe uzyskanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Pamiętaj, że od 1 stycznia 2026 roku ePUAP nie jest uznawany za skuteczną drogę dla osób fizycznych do organów podatkowych, więc stare poradniki mogą wprowadzać w błąd.

Aby prawidłowo wysłać zgłoszenie, wykonaj następujące czynności:

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego przez Profil Zaufany, bankowość elektroniczną, e-dowód lub aplikację mObywatel.
2. W menu po lewej stronie przejdź do zakładki „Pisma i wnioski”, a następnie wybierz „Pismo ogólne”.
3. Wskaż właściwy urząd skarbowy – system sam podpowie ten odpowiadający twojemu miejscu zamieszkania.
4. W treści pisma wklej przygotowany wcześniej tekst zgłoszenia i ewentualnie dodaj załączniki (skan umowy i aktu notarialnego).
5. Podpisz dokument profilem zaufanym i wyślij. Zaraz potem wejdź w sekcję „Wysłane” i pobierz UPO – to twój najważniejszy dowód dotrzymania terminu.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru jest jedynym dokumentem potwierdzającym, że zgłoszenie najmu okazjonalnego wpłynęło w terminie 14 dni.

Najczęstsze błędy i konsekwencje niedopełnienia obowiązku

Najpoważniejszym uchybieniem jest przekroczenie 14-dniowego terminu. Jeśli zgłoszenia zabraknie, umowa co prawda obowiązuje, ale traci status najmu okazjonalnego – przestają działać art. 19c i 19d ustawy, które gwarantowały przyspieszoną eksmisję. W praktyce oznacza to, że cały wysiłek włożony w przygotowanie aktu notarialnego idzie na marne.

Kolejny częsty błąd to mylenie daty podpisania umowy z datą rozpoczęcia najmu. Wielu wynajmujących odkłada zgłoszenie, sądząc, że termin biegnie od złożenia podpisu, a tymczasem kluczowa jest chwila wydania lokalu. W efekcie przegapiają ostatni dzień i nawet późniejsze opłacanie podatku nie przywraca im szczególnych uprawnień.

Odrębną kwestią jest podatek – zgłoszenie do urzędu skarbowego w tym trybie nie zastępuje rozliczenia przychodów. W 2026 roku najem prywatny opodatkowany jest wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% do kwoty 100 000 zł przychodu rocznie, a 12,5% od nadwyżki. Podatek wpłaca się co miesiąc albo kwartalnie na indywidualny mikrorachunek podatkowy, a po zakończeniu roku składa się PIT-28. Samo zgłoszenie umowy nie uruchamia tych obowiązków – musisz o nich pamiętać niezależnie, bo fiskus coraz skuteczniej analizuje cykliczne przelewy.